Als Executive Management Assistant (w/m/d) bist du vertrauensvoller Sparringspartner/in und zentrale Anlaufstelle für das Management. Mit einem ausgeprägten Gespür für Prioritäten, organisatorischer Exzellenz und hoher Eigenverantwortung sorgst du dafür, dass komplexe Abläufe effizient gesteuert werden und Führungskräfte sich auf strategische Themen konzentrieren können.
In dieser verantwortungsvollen Rolle übernimmst du unter anderem folgende Aufgaben:
- Du verantwortest die professionelle Steuerung und Koordination komplexer Kalenderstrukturen sowie nationaler und internationaler Termine und stellst deren effiziente Vor- und Nachbereitung sicher.
- Du unterstützt das Management proaktiv im operativen und strategischen Tagesgeschäft, erkennst Handlungsbedarfe frühzeitig und sorgst für einen reibungslosen Ablauf organisatorischer Prozesse.
- Du planst und koordinierst nationale sowie internationale Geschäftsreisen inklusive Reiseorganisation, Budgetüberwachung und Reisekostenmanagement.
- Du organisierst und koordinierst Management-Meetings, Workshops, Leadership-Veranstaltungen und Events und trägst zu deren erfolgreichen Durchführung bei.
- Als zentrale Schnittstelle steuerst du die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern auf unterschiedlichen Managementebenen und repräsentierst das Management professionell nach innen und außen.
- Du bereitest Entscheidungsgrundlagen auf, erstellst hochwertige Präsentationen, Managementunterlagen, Reports und Protokolle und unterstützt bei der Nachverfolgung relevanter Maßnahmen.
- Du übernimmst eigenständig bereichsübergreifende Projekte und Sonderaufgaben und bringst eigene Ideen zur Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen ein.
- Du behältst relevante Fristen, Prioritäten und offene Handlungsfelder im Blick und stellst deren strukturierte Nachverfolgung sicher.
